Samlokaliseringsrådet

(Jmf styresak 115/11) Samlokaliseringsrådet skal være et rådgivende organ i samlokaliseringsprosjektet. Rådet oppnevnes og får sitt mandat av Styret og fungerer  fra styrevedtaket og ut inneværende åremålsperiode.

Mandat
Rådet skal være et rådgivende organ for hele samlokaliseringsprosjektet inkludert Organisasjonsprosjektet og Byggprosjektet med tilhørende delprosjekter/arbeidsgrupper.

Rådet skal videre se til at prosjekter og delprosjekter er godt integrert med den generelle faglige utvikling og faglige organisering ved høgskolen.

På dette grunnlag skal rådet se til:

• at HiB som bruker blir godt ivaretatt i forholdet til byggherre/Statsbygg
• at det er god brukermedvirkning i prosessene mot samlokalisering
• at HiB får en samlet administrasjon på studiested Kronstad som er effektiv og godt tilpasset oppgaver og organisasjon 
• at hele høgskolevirksomheten i 2014 får tilhold i gode og tidsmessige lokaler
• at arealene på studiested Kronstad blir utnyttet på en optimal måte og slik at  både et godt lærings- og arbeidsmiljø blir ivaretatt
• at midlene til brukerutstyr blir benyttet i henhold til planer og på en kostnadsoptimal måte
• at det blir god integrering mellom nybyggprosjektet (Statsbygg) og interiørprosjektet (inkludert brukerutstyr)
• at flytteprosjektet planlegges i god tid og gjennomføres i henhold til de frister som er gitt av byggherre og studiestart høsten 2014
• at prosjekter og delprosjekter har tilstrekkelige ressurser til utredning, planlegging og gjennomføring

Medlemmer

• Rektor (leder)
• Dekan AL
• Dekan AHS
• Dekan AI
• Rep. for faglig tilsatte
• Student 
• Student 

Høgskoledirektør er rådets sekretær.
Samlokaliseringsrådet skal ha minst 3 møter i semesteret.

Organisasjonsprosjektet ”Sammen til Kronstad”

I styresak 115/2011 : "Organisering av samlokaliseringsprosjektet" (Sammen til Kronstad) ble det gjort følgende vedtak:

Styret godkjenner overordna plan for Samlokaliseringsprosjektet som omfatter ofganisering, mandater og sammensetning av samlokaliseringsråd og prosjektgrupper med de forslag som framkom angående: 

• konsensus i Informasjons- og drøftingsmøtet på virksamhetsnivå av 01.11.2011 
• en god og hensiktsmessig representasjon fra studentene i prosjektgruppene 
• et samlokaliseringsråd utvidet med tre ansatte fra vitenskapelig personale, en fra hver avdeling, og en T/A-ansatt 
• vektlegging av god og løpende informasjon om prosjektene til de ansaffe i høgskolen 
• tiltak for felles kulturbygging 

Foto: Jon Hoem / nybygg.hib.no

Prosjektmandat for organisasjonsprosjektet ”Sammen til Kronstad”:

Prosjektet har som formål å utvikle administrasjonen som en forvaltningsenhet og etablere én samlet administrasjon for høgskolen når denne samlokaliseres på Kronstad i 2014. Prosjektet skal bidra til at administrasjonen utøver gode støttefunksjoner for kjernevirksomhetene utdanning, forskning og formidling.

Prosjektet skal videre bidra til videreutvikling av en felles kultur og identitet for hele høgskolen.

Sentrale oppgaver er (FFs uthevinger):

• Utvikle og lære opp sentrale personer i kartleggingsmetodikk og prosessanalyse
• Kartlegging av organisering og ressursbruk for funksjonene i dagens administrasjon
• Analyse av ressursbruk og forbedring av funksjoner og prosesser
• Sikre god medvirkning for alle grupper i administrasjonen 
• Aktuell og relevant informasjon til målgruppen, de øvrige HiB-ansatte og studentene
• Foreslå ny stillingsstruktur for de samlede administrative funksjonene/oppgavene
• Innpasse samlet  personale i målgruppen  i ny stillingsstruktur

Den samlede administrasjonen skal ha følgende kjennetegn:

• En administrasjon som er godt tilpasset behovene (funksjoner, ressurser, organisering) og med kompetanse tilpasset oppgavene
• En kvalitetsbevisst og effektiv administrasjon, med høy etisk bevissthet
• En kompetent og lærende administrasjon
• En organisering av administrasjonen som bidrar til åpenhet og godt arbeidsmiljø
• En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer  
• En administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen
• En administrasjon som bidrar til å legge til rette for god virksomhetsstyring ved HiB

Ny hovedstruktur for en samlet  administrasjon utarbeides sommer/tidlig høst 2012. Intern høring høst 2012.

Styrevedtak om ny organisasjonsplan i desember 2012.

Arbeidsgruppene skal gjennomgå dagens organisering innen de ulike funksjons- og tjenesteområdene, vurdere omfang og kvalitet i dagens arbeidsprosesser og foreslå forbedringer, herunder også eventuelle nye tjenester som er nødvendige for at høgskolen skal nå sine overordna mål.

Følgende har per januar 2012 blitt oppnevnt som medlemmer i prosjektgruppen for organisasjonsprosjektet. 

Høgskolelektor Tove Lise Berle 

Seniorkonsulent Anne Gro Dalland 

Verneombud Hilde Kløften Duesund 

Seniorkonsutent Siren Erichsen 

Personaldirektør Eli Glambek (leder gruppen)

Tillitsvalgt Jon Hoem

Programansvarlig Jacob Melting 

Kontorsjef Tone Nybakken 

Rådgiver Eirin Fausa Pettersen 

Seniorkonsulent Karl Henrik Svensson 

Styret vedtok også å opprette et samlokaliseringsråd som skal ledes av rektor. 

Spørsmål om LEAN som metode

Mange ansatte lurer nok på hva den såkalte LEAN-metoden innebærer. Metoden er tatt i bruk i kartleggingen knyttet til omstillingsprosjektet.

"Effektivitet med et menneskelig ansikt", heter det i undertittelen i artikkelen det linkes til på Allmenningen.

På Wikipedia kan vi lese denne oppsummeringen:

Lean (egentlig: Lean manufacturing / norsk: Slank produksjon) betegner en produksjonsmetodikk for fremstilling av varer og tjenester. Begrepet er hentet fra ledelsesteori og kom i bruk på 1990-tallet. Metodikken fokuserer på å eliminere såkalt sløsing (waste) og ser på kundens opplevelse av produktets verdi fremfor kostnadselementer. Det underliggende målet er å forbedre den bedriftsøkonomiske lønnsomheten. Sentralt i denne tenkningen er det å skape merverdi med mindre innsats av ressurser.

I oppslaget på Allmenningen oppsummeres metoden slik:

Identifiser kundeverdi/målgruppe.
Eksempel for høgskulen: Kva er det viktigaste ein leverer på personal? At dei best kvalifiserte kandidatane blir tilsett ved høgskulen.

Skap verdistraum
Få fram alle ledd i ein tilsetjingsprosess frå start til slutt. Kven startar jobben? Kor går saka vidare? Korleis er saksgangen? Kor lang tid tar prosessen frå start til slutt.

Skap flyt(flow) utan stopp 
Fins det verdistraumar der det ikkje er flyt? Dvs der bunken med brev/ papir stoppar opp? Noter ned kva som kjenneteiknar at flyten stoppar opp.

Innfør nye styringsprinsipp
Fins det eksempel på at oppgåver blir skubba gjennom systemet innan neste trinn er klar til å ta over? Lag liste med eksempel.

Lag kaizen kvar dag (Kaizen = betring)
Kva rammer har høgskulen for systematisk dialog om løpande betring og for oppfølging på vedtekne betringar? 

Alle er imidlertid ikke like entusiastiske. NTL ved Universitetet i Oslo har laget et notat som er svært kritisk til bruken av LEAN: Ja til medbestemmelse og tillit - NEI TIL LEAN. Notatet avsluttes med følgende forslag til hvordan en bør gå fram ved UiO:

• Erstatt IHR/Lean med fornyingsprosjekter der fagforeningene er reelle, likeverdige parter
• Sats på kompetanseutvikling av de administrative medarbeiderne
• Reduser måling, rapportering og kontroller dramatisk. Det vil redusere dobbeltarbeidetbetydelig
• Avskaff dagens resultatbaserte finansieringssystem som tvinger fram resultatmålinger oget hensynsløst rapporteringsvelde
• Ha tillit til at de ansatte gjør jobben sin